Que vous soyez journalistes, communicants ou citoyens connectés, il est fort à parier que vous croulez sous les mails. La rentrée étant l’occasion d’un nouveau départ, voici quelques outils pour alléger cet enfer moderne qu’est devenu la gestion de votre boîte mail. Last but not least, je vous ai mis à la fin un slideshare reprenant en français (traduit par l’Atelier des médias) les très bons conseils de Chris Anderson pour gérer les courriels.
Je le confesse, ma première stratégie pour passer de bonnes vacances a été celle de quasiment nier l’existence de mon mail professionnel, mais aussi perso…Résultat, si vous ajoutez les mails de l’année courante moyennement bien traités avec ceux d’un mois d’absence, vous obtenez un petit coin sombre de votre existence, un coin aussi repoussant qu’une cave de film d’horreur. Voici donc quelques outils dénichés pour mettre un peu de lumière dans ce que l’on peut considérer, de nos jours, comme le centre nerveux de votre efficacité au travail. Je précise, au passage, que j’ai dû me concentrer sur les outils disponibles pour Gmail (coucou PRISM).
Trier :
Mailstrom : Il y a du gros œuvre, alors n’y allons pas avec la pince à épiler! Je vous propose ici la version intelligente de la bonne vieille masse. Mailstrom va scanner votre boite mail (cela marche avec gmail et avec plusieurs autres services) puis regrouper vos mails par émetteur, en vous permettant par la suite soit d’archiver, soit de supprimer soit de déclarer l’émetteur comme spam. Selon votre bonne ou mauvaise gestion de votre boite, cela peut vous prendre quelques heures. Mais l’objectif « Zero Inbox » (aucun mail à traiter) venté par le service Mailstrom est une réalité, c’est vraiment cet outil qui m’a motivé à vous faire un article.
Unroll.Me : Il est loin le temps ou chaque mail de copains d’avant était une joie, ou tout abonné à votre compte Deezer vous rendait fier, ou vous ajoutiez des newsletters impulsivement …, Aujourd’hui il faut choisir si cela vous intéresse toujours. Unroll.Me détecte les newsletters et autres mails récurrents et vous propose de les gérer. Pour cela vous avez le choix : soit de vous désabonner (pratique), soit de regrouper toutes vos newsletters en une seule quotidienne, soit tout simplement de laisser un abonnement spécifique continuer d’arriver dans votre boite principale. C’est un outil à apprivoiser, avec lequel on ne se sent pas à l’aise tout de suite, mais qui a l’avantage de faire le ménage dans vos vieux abonnements, de vous redonner l’occasion de consulter des newsletters pertinentes que vous aviez délaissées.
Voir plus clair :
Si ce n’est pas déjà fait, allez tout de suite activer la fonctionnalité de tri automatique de Gmail apparue au mois de mai dernier. Le tri distingue et sépare les mails de vos contacts, de ceux émis par les réseaux sociaux, les promotions ou les newsletters de façon automatique, vous permettant ainsi de vous focaliser sur les « échanges directs ». Pour ceux qui ne l’ont pas activée, hop, hop, hop c’est ici !
Mikey : Va lui aussi regrouper automatiquement les messages de votre boite (sans interférence) puisqu’il va regrouper les contenus, à savoir, les fichiers (en pièce-jointe), les images ou les liens. C’est simple, pratique alors pourquoi s’en priver ?
Il existe une tonne d’autres services pour customiser votre Gmail, J’ai délibérément parlé ici de ceux qui m’ont rendu cette rentrée plus douce et suis toujours ouvert à en découvrir d’autres, alors n’hésitez pas à m’en suggérer d’autres dans les commentaires.
Du bon usage de la communication par mail
Éloignons-nous un peu de ce « nettoyage d’automne », la rentrée, c’est aussi l’occasion pour de bonnes résolutions. En juin 2011, Chris Anderson (Rédacteur en chef historique du magazine Wired) et Jane Wulf on rédigé un document essentiel et plein de bon sens, 10 Rules to Reverse the Email Spiral. Être court, clair, pas trop de pièce-jointes, autant de conseil qui vont en réalité simplifier la vie de ceux qui vous lisent. Ce document en anglais, nous l’avons traduit spécialement pour vous (Merci Hadia), lisez-le, partagez-le, mais surtout appliquez-le 😉
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